Mogens Mikkelsen, - tilladelse eller tilgivelse i projektledelse

Det vigtigste ved en business case er nok at opnå forståelsen af forretningen og projektets antagelser. Dette er ikke gjort med en cost/benefit beregning. Business casen gemmer sig nogle gange i skyggerne af projektledelsens verden, men uden en god business case er projektet som et skib uden et kompas og en betydning af at komme i havn til tiden. Business case skal dokumenter at projektet er relevant og aktuelt forretningen. Hvis man syntes ens projekt bliver prioriteret for lavt, så har man nok ikke lavet en grundig nok business case for projektet.

En projektleder med ansvar for at projektet skaber værdi, bør selv skrive projektets business case – eller i det mindste være pennefører på den. Forretningen har typisk en række antagelser om hvad projektet kan medføre for forretningen – og hvad projektet tager sig af i forretningen. Hvis man som projektleder ikke kender disse antagelser, så kan det blive svært at realisere gevinsterne. At interviewe nøgle personer i forretningen forud for at kunne skrive business casen er vejen til en bedre forståelse for projektets relevans og aktualitet.

Som jeg skriver i min bog, “Værdiskabelse gennem projektledelse”, er en business case ikke et statisk dokument. Tværtimod lever den og ændrer sig med nye opdagelser opnået gennem projektets faser. Business casens “sandheder” er ofte bygget på antagelser. Antagelser, der er som sandkornene på en strand, tilsyneladende faste under vores fødder, men de kan skride ud, når bølger af virkelighed rammer dem. Ved at bringe disse antagelser frem i lyset, kan vi bedre navigere gennem projektets uvejr og komme i havn med større sikkerhed.

Nogle projektledere undgår helst en business case, fordi den ikke kan gøres korrekt og præcis. Andre projektledere sørger for, at den bliver skrevet (måske med dem selv som pennefører), men glemmer at vedligehold den efterfølgende. Den bliver støvet, glemt, uaktuel. Og sådan går vi glip af dens sande værdi. For en velplejet business case er som et fyrtårn, der ikke kun leder os gennem det enkelte projekt, men også hjælper os med at vælge mellem de mange mulige projekter, der kalder på vores opmærksomhed.

Når man insisterede på, at der skal skrives en business casen, kan man blive mødt med et ”er-det-virkeligt-nødvendigt-at-bruge-tid-på” attitude. Her er det godt at kende virksomhedens historie. Lav en case-samling af projekter, der ikke blev succesfulde, fordi der manglende forståelser af forretningen. Listen bliver hutig lang, og er argumentet for, at det er værd at bruge tid på at afdække relevans og aktualitet for interessenterne.

Husk, at en business case ikke skrive for dokumentets skyld, men fordi projektlederen skal forstå forretningen for at kunne skabe værdi med projektet. Jeg vil varmt anbefale dig at dykke ned i bogen, og jeg ser frem til at høre dine tanker om, hvor relevant indholdet er for din rolle som projektleder. Her er linket til bogen, “Værdiskabelse gennem projektledelse“.